Ieder jaar organiseert de Dierenbescherming een landelijke collecteweek in de week rondom Werelddierendag. Tijdens deze collecteweek gaan duizenden collectanten op pad om geld op te halen voor de dieren. Natuurlijk vraagt dit ook het een en ander op administratief gebied.
Fondsenwerver Marieke van Dijk vertelt: We starten normaal gesproken al in maart met de voorbereidingen van de collecteweek in oktober. Dit doen we samen met de wijkhoofden. Waar dit voorgaande jaren nog op regionaal niveau werd geregeld, pakken we het sinds vorig jaar landelijk aan. Dat betekent ook dat we inmiddels met 1900 wijkhoofden te maken hebben. De wijkhoofden zijn het eerste aanspreekpunt voor de collectanten en zijn onder andere verantwoordelijk voor het bestellen en uitreiken van de collectebussen.Marieke van Dijk
Administratief proces digitaliseren
Er was sprake van een enorme papierwinkel. Van het bestellen van de collectebussen tot het doorgeven van de collectanten per wijk, alles werd op papier bijgehouden. Zeker bij last-minute wijzigingen zorgde dit voor een hoop extra werk. Naar aanleiding van onze ervaringen van vorig jaar, waren we het over één ding al snel eens: dit moet anders. We hadden behoefte aan een oplossing waarbij we een groot deel van het administratieve proces konden automatiseren.
We hebben meerdere opties onderzocht, maar het was steeds net niet wat we zochten. Wat we vooral belangrijk vonden was dat het zo gebruiksvriendelijk mogelijk, betaalbaar en op korte termijn haalbaar moest zijn. Wij zijn ontzettend blij met de inzet van onze wijkhoofden. Zij doen dit op vrijwillige basis en we willen hen dus ook zo goed mogelijk ontzorgen.
Oplossing dichterbij dan gedacht
En toen zag ik het bericht voorbij komen dat onze vrijwilligersvrijwilligers voortaan ook op ons intranetintranet konden inloggen. Dat was een belangrijk moment! Want als vrijwilligers op ons intranet kunnen, dan kunnen onze wijkhoofden, tevens vrijwilligers, dat dus ook.
Ik heb een afspraak gemaakt met Capica (verantwoordelijk voor ons intranet) en ik was positief verrast na ons eerste gesprek. De wensen die ik had omtrent het nieuwe portaal bleken eigenlijk helemaal geen issue te zijn. Bovendien was Capica in staat om snel te leveren. Belangrijk, want de tijd begon inmiddels te dringen.
Het collecteportaal
Het collecteportaal is een onderdeel van het intranet van de DierenbeschermingDierenbescherming. Wijkhoofden krijgen speciale rechten waardoor zij automatisch toegang krijgen tot deze applicatie. Het collecteportaal is een handige uitbreiding op de reeds bestaande functionaliteiten van het intranet. Zo hebben de wijkhoofden toegang tot het laatste nieuws, de agenda en een uitgebreid informatiecentrum.
Op het collecteportaal zelf zien zij in één overzicht welke collectanten in hun wijk ingedeeld zijn. Wijzigen de gegevens van een collectant, dan kan het wijkhoofd dit digitaal doorgeven. Ook het bestellen van de collectebussen zelf gaat via het collecteportaal.
Positief ontvangen
Het collecteportaal is nu pas enkele weken online. Een groot deel van de wijkhoofden heeft zich al ingeschreven en de overige wijkhoofden proberen we alsnog zo spoedig mogelijk 'online' te krijgen. Van de reeds ingeschreven wijkhoofden ontvangen we zeer positieve feedback. Zo vinden zij het fijn dat zij nu veel meer actuele informatie tot hun beschikking hebben. Ze zien in één oogopslag wat de status is en welke collectanten er in hun wijk zijn.Feestelijke oplevering
Achteraf terugkijkend op het hele proces kan ik stellen dat ik zeker tevreden ben. Over het resultaat, maar ook over het proces. Bij de introductie was er sprake van enkele hick-ups, maar dit zijn ook gelijk mooie learnings voor volgend jaar. We hebben in korte tijd, samen met Capica en onze ICT afdeling, echt iets moois neergezet en de ervaringen die we dit jaar opdoen, nemen we weer mee in de plannen voor volgend jaar.
Meer informatie over het collecteportaal?
Namens Capica was Sabine aangesteld als projectmanager. Wil je meer informatie over deze case? Haar contactgegevens Contactvind je hier.
