Naast het Capica intranet en het ontwikkelen van websites vertalen wij ook werkprocessen naar efficiënte digitale workflows. Voor onze klant Ed Walcott van Loyalty Security hebben we een applicatie ontwikkelend waarmee hij snel en makkelijk personeel kan plannen. Naast tijdwinst, overzicht en meer flexibel kunnen werken levert het hem ook meer gemak op voor zijn beschikbare medewerkers. Loyalty Security bestaat al sinds 2001 en verbind klanten uit de horeca- en evenementenbranche met beveiligingsmedewerkers.
Wat is Capica voor jullie aan het ontwikkelen?
Klanten geven aan mij door wanneer ze een beveiligingsmedewerker nodig hebben. Deze openstaande diensten koppel is aan een lijst met beschikbare beveiligingsmedewerkers. Dit is een omslachtig proces, omdat ik nu zelf alle beveiligingsmedewerkers moet nabellen om te vragen of de kunnen werken. Vervolgens verwerk ik het rooster in de Dropbox. Dit is foutgevoelig, hierdoor staat er soms verkeerde informatie in. Daarom heb ik aan Capica gevraagd of ze voor ons een applicatie konden ontwikkelen die dit hele proces digitaliseert.
Eigenlijk een soort roostersysteem. Ik krijg van klanten openstaande diensten binnen en werknemers geven bij mij aan wanneer zij beschikbaar zijn voor een dienst. Deze koppel ik dan aan elkaar. Op dit moment gaat de planning heel omslachtig. Ik verwerk het rooster handmatig in Dropbox, wat weer foutgevoelig is en er soms verkeerde informatie instaat. Het werkt niet zo prettig. Daarom is ervoor gekozen om Capica een planningstool te laten ontwikkelen.
Wat waren belangrijke onderdelen die zeker terug moesten komen in de applicatie?
Het belangrijkste is dat alle beveiligingsmedewerkers makkelijk kunnen inloggen en wij makkelijk het werkrooster beschikbaar kunnen stellen. Doordat dit nu in een applicatie zit kan ik ook makkelijk in één overzicht zien welke medewerker voor welke klant werkt. Daarnaast kunnen medewerkers nu ook zelf hun diensten invullen. Dit scheelt mij heel veel tijd omdat ik nu niet meer alle medewerkers moet nabellen.
Welke stappen zijn al gezet en welke volgen nog?
Een aantal weken terug heb ik de eerste versie werkend gezien en daar was ik heel tevreden over. Capica gaat nu aan de slag om nog een aantal elementen uit te werken. Zo wil ik graag van elke klant per maand de gewerkte uren in een oogopslag zien en uitprinten. Nu moet ik dit nog handmatig instellen per dag. Het sturen van de factuur wordt dan een stuk eenvoudiger en zo zie ik snel welke diensten er gewerkt zijn.
Wat hoop je te bereiken met de planningstool?
Het belangrijkst is dat het tijd gaat schelen voor mij, de klant en de werknemer. Het hele proces wordt voor iedereen makkelijker.
Wat vind je van de samenwerking tot nu toe?
Tot nu toe goed. Als ik vraag per mail krijg snel antwoord van de projectmanager. Eerst was dat Jelle, maar met het vertrek van Jelle heeft Romy het overgenomen. Ik hoop voor de toekomst dat het systeem nog een flink aantal jaren meegaat, dat de software niet na een paar jaar alweer verouderd is. Maar voor nu ben ik zeer tevreden!
