Optimale service voor hun klanten, dat was waarom Tsubakimoto Europe op zoek ging naar een applicatie die klanten kan voorzien van detailinformatie over hun producten, productieproces en het volgen van het bestelproces. Frits Beenhakker: "Om onze klanten van de juiste informatie te voorzien, was het noodzakelijk om koppelingen te maken met onze andere bedrijfsapplicaties. Dit is een ingewikkeld proces en dus gingen we op zoek naar een partij met voldoende expertise. In Capica vonden we die partij."
Afgeschermde omgeving voor klanten
Tsubakimoto levert onder andere aandrijf- en transportkettingen voor de industrie en heeft internationaal veel klanten. Met het extranetextranet MyTsubaki bieden zij een extra service aan hun klanten. Hoe ze dat doen? Door uitgebreide informatie te verstrekken over hun producten, zoals afbeeldingen, detailtekeningen, afmetingen en actuele prijzen en voorraden. Iedere klant heeft een eigen account binnen MyTsubaki. De klant kan beveiligd inloggen op een eigen gedeelte. Daar kan de klant de status van zijn bestellingen volgen én kan hij zijn facturen inzien.
Voorraden en prijzen gekoppeld aan ERP
De details van de producten worden met een Excel in het extranet geïmporteerd. In de Excel staan onder andere de afmetingen van het product en het gewicht. De voorraden van de producten worden beheerd in een ERP systeem. Om de actuele voorraden te tonen op het extranet hebben we een koppeling gemaakt tussen het extranet en ons ERP systeem. Dagelijks halen we de actuele voorraden en prijzen op. Klanten kunnen door deze koppeling nu zelf op ieder gewenst moment de voorraad en prijs van producten checken. Per product zijn afbeeldingen, afmetingen en tekeningen beschikbaar, zodat klanten direct alle benodigde gegevens beschikbaar hebben. Alles is in vijf talen beschikbaar. "De reacties van onze klanten zijn unaniem enthousiast over het extranet. Ze zijn blij met de uitgebreide informatie over de producten en zij vragen ons al om uitbreiding van de mogelijkheden op het extranet."
Status van bestelling en facturen bekijken
Bestelling vinden niet plaats via het extranet, maar de status van de bestelling kan wél door de klant zelf bekeken worden. Deze statussen worden iedere nacht automatisch doorgezet vanuit het ERP naar het MyTsubaki, waardoor de klant op de hoogte is van de status van zijn bestelling. Alle facturen kunnen ook via het eigen account ingezien worden. Die koppelen we ook 's nachts automatisch via het ERP systeem aan de juiste accounts.
Extranet op maat
MyTsubaki hebben we volledig op maat gemaakt, waarbij het maken van de koppeling met het ERP de belangrijkste vereiste was. Het project hebben via projectmethode Scrum aangepakt, waarbij we het extranet in korte behapbare sprints hebben opgeleverd. "Capica heeft zich tijdens dit project bewezen als partner die verder denkt dan wij van hen vragen en die de jarenlange ervaring gebruikt om net een stap verder te gaan. Ook de Agile projectaanpak hebben we als zeer prettig ervaren. Zo konden we bij iedere sprint eenvoudig bijsturen en werden deadlines gehaald."
