Hoe gaat een organisatie om met fluctuatie in de personeelsplanning? Dat vroeg John van der Voorn van Omefa zich af. Bij het bedrijf, dat gespecialiseerd is in kunststofverwerking en spuitgieten, verschilt de personeelsbehoefte per opdracht. Hoe houd je de planning overzichtelijk?
"Binnen ons bedrijf kan de hoeveelheid medewerkers die we nodig hebben fluctueren. In een week met veel bulk heb je aan twee productiemedewerkers genoeg, maar in een week met grote producten, zoals vuilnisemmers, heb je wel acht paar handjes nodig. Het kostte ons veel tijd om deze personeelsplanningen in excel te maken. Capica kwam met een goede online oplossing", legt algemeen directeur John van der Voorn van Omefa uit.
Voor Omefa bedachten en ontwikkelden wij een personeelsplanning tool. Met deze tool digitaliseerden wij de planningplanning uit excel en zorgden wij voor een eenvoudig inzicht in de beschikbaarheid van verschillende mensen, zonder dat Omefa er zelf achteraan moesten appen of bellen.
Zo werkt de tool
De planningstool werkt eenvoudig. Werknemers loggen in en geven aan wanneer zij beschikbaar zijn om te werken. Ze kunnen een vast jaarrooster opgeven, bijvoorbeeld elke zaterdag beschikbaar, en ze kunnen 10 weken van te voren laten weten wanneer ze hiervan afwijken. Ook kunnen zij hun eigen werkschema inzien.
De planner ziet vervolgens in een oogopslag welke mensen beschikbaar zijn. Deze mensen plant hij vervolgens in voor verschillende functies. Hierna verstuurt het systeem automatisch een e-mail. Deze mail moeten de werknemers bevestigen.
Een tijdsbesparing van 3 uur
Werken met de personeelsplanning tool bespaart Omefa zo'n 3 uur in de week. Bovendien geeft de tool inzicht in het werkgedrag van hun medewerkers. John: "Zeker met studenten is het prettig om te zien wie er veel werkt en wie vaak zijn dienst afzegt. Door deze planningtool heb ik in het jaargesprek een heldere onderbouwing."
John van der Voorn: "Capica begreep snel waar we tegenaan liepen."
"Werken met Capica kan ik aan iedereen aanbevelen. Ze begrepen snel waar we tegenaan liepen en waar de kansen lagen. Ik moet zeggen: het product zat boven verwachting goed in elkaar. Dit jaar bouwen we een extra module waardoor je een analyserapport per medewerker kunt maken. Hoeven we ook dat niet meer met de hand te doen. En Capica bouwt ook een module voor verlofaanvraag en -registratie. Ik verwacht daarmee nog zo'n 2 uur per week te besparen."
