Eén online platform voor Informeren, Kennisdelen en Verbinden. Een verzamelpunt waar medewerkers hun informatie kunnen halen, maar ook elkaar kunnen vinden. Dit is de digitale wens van Schagen Groep die inmiddels realiteit is geworden. Lees in dit interview met José Pater van de Schagen Groep over de totstandkoming van het nieuwe intranet.
Wie is Schagen Groep?
José Pater: "De Schagen Groep is een middelgrote onderneming, een echt familiebedrijf, met activiteiten in de gehele breedte binnen de bouw en infrastructuur. Kreten die je bij ons wel voorbij hoort komen zijn: 'je werkt hier 3 maanden of 30 jaar' en 'samen kunnen we een dorp bouwen'.
Wij hebben verschillende werkmaatschappijen die activiteiten uitvoeren gericht op o.a. de gebieden nieuwbouw (woningbouw), onderhoud en renovatie, utiliteitsbouw en infrastructuur. De werkmaatschappijen functioneren als zelfstandige ondernemingen met hun eigen winst- en marktverantwoordelijkheid, maar maken wel deel uit van een hecht intern netwerk. De stafdiensten financiën, juridische zaken, KAM/HR en personeels- en loonadministratie zijn op groepsniveau georganiseerd."
De keuze voor het CapicaCapica Intranet
"We waren op zoek naar een digitale oplossing voor ons kwaliteitssysteem en wilden daarnaast meteen ons medewerkershandboek digitaliseren. Intern onderzoek en veel googelen bracht ons bij het idee om dit breder te trekken en voor een intranetintranet te gaan, zodat we ook andere informatie makkelijk kunnen delen. Ons doel is uiteindelijk drieledig geworden: Informeren, Kennisdelen, Verbinden.
Op internet zijn we op zoek gegaan naar leveranciers die op het eerste gezicht bij ons leken te passen. Daarnaast hadden een aantal collega's ervaring met intranetleveranciers bij vorige werkgevers. Met drie leveranciers hebben we een kennismakingsgesprek gevoerd. Marléne Baars van Capica kwam bij ons op kantoor te Hasselt om een demodemo te laten zien en een eerste introductie te geven (dit was voor het coronatijdperk, toen kon dit nog). Dit persoonlijke contact viel ons al meteen op, omdat andere partijen hun demo in een digitale meeting presenteerden.
Wij vinden het belangrijk dat het intranet bijdraagt aan het binden en boeien van onze collega's. Dat betekent dat mensen makkelijk hun weg moeten kunnen vinden. De laagdrempeligheid in gebruik en het feit dat het intranet op te bouwen en uit te breiden is in de vorm van modulesmodules, in combinatie met de prijsstelling, heeft de doorslag gegeven om voor het Capica Intranet te kiezen." vertelt José.
Het implementeren van het intranet met verschillende werkmaatschappijen
Bij het implementeren van het intranet moest er rekening worden gehouden met de verschillende werkmaatschappijen van de Schagen Groep. Omdat bepaalde zaken per werkmaatschappij worden geregeld, zoals personeelszaken, moet dit ook in het intranet gescheiden worden.
Capica heeft dit ingeregeld door elke werkmaatschappij een eigen groep te geven, waaraan rechten gekoppeld kunnen worden. Met de functionaliteit 'Zichtbaar voor' in het intranet, kan er bij het toevoegen van elk item aangegeven worden welke groep het item mag zien. Dit is o.a. verwerkt in de modules Kwaliteitshandboek, het Medewerkershandboek en in Nieuws. Als gebruiker zie je dus bijvoorbeeld alleen de nieuwsberichten die voor jouw groep (werkmaatschappij) van toepassing zijn.
Het intranet is live!
Taart Kompas collage.jpg
"Toen bij ons eenmaal het besluit genomen was om het intranet daadwerkelijk te gaan implementeren, is het heel snel gegaan. Het was een fijne samenwerking met korte lijntjes. Ik ben erg blij met ons Kompas (dit is de naam van ons intranet). Het feit dat we een verzamelpunt hebben waar medewerkers hun informatie kunnen halen, maar ook elkaar kunnen vinden. Het beeld is overzichtelijk en de stijl in lijn met onze huisstijl.
We krijgen ook veel positieve reacties van collega's. Men vindt het ook nuttig, wat natuurlijk van het grootste belang is. Wat vooral leuk is om te merken, is dat je op verschillende plekken in overleggen nu hoort 'Oh, dat is echt wat voor Kompas'. Ik verwacht dat, wat dat betreft, het nieuws en de wiki het meest dynamische invulling zullen gaan krijgen."
Toekomstplannen voor het intranet
"We kijken momenteel ter uitbreiding naar de mogelijkheden van een enquête module in het intranet. Daarnaast houden we de (nieuwe) features via de demo omgeving van Capica in de gaten. Dat het modulair is, maakt het zo handig om stap voor stap uit te breiden, op momenten dat wij er het meest baat bij hebben."
