Capica op Het Nationaal Intranetsymposium 2019

Hoe kan een so­ci­aal in­tra­net meer­waar­de op­le­ve­ren voor de or­ga­ni­sa­tie?

Het bij­dra­gen van het in­tra­net aan de or­ga­ni­sa­tie­doel­stel­lin­gen was een be­lang­rijk on­der­werp van de dag. Spre­ker Jaap Lins­sen (Oran­ge­Trail) noemt een aan­tal as­pec­ten waar­mee een so­ci­aal in­tra­net meer­waar­de kan op­le­ve­ren voor de or­ga­ni­sa­tie. De eer­ste gaat over het cre­ë­ren van be­trok­ken­heid bij de vi­sie van de or­ga­ni­sa­tie. De twee­de over slim­mer en snel­ler wer­ken, en de der­de over le­ren en ken­nis de­len. De mind­set van de or­ga­ni­sa­tie moet ver­an­de­ren naar wer­ken van­uit het in­tra­net. Het sa­men­wer­ken van het team en de pro­ces­sen zul­len ver­an­de­ren.

Een voor­beeld is het sa­men­wer­ken aan een do­cu­ment. Wat je vaak te­rug­ziet is dat er steeds nieu­we ver­sies van een do­cu­ment wor­den op­ge­sla­gen, en dat nie­mand dan meer weet wie wel­ke aan­pas­sin­gen heeft ge­daan aan een do­cu­ment en waar­om. Er zijn tal van voor­beel­den in een or­ga­ni­sa­tie zo­als pro­jec­ten, klant­ca­sus­sen, klach­ten, pro­ble­men, in­no­va­ties die ge­do­cu­men­teerd en steeds ge­üp­da­tet moe­ten wor­den. Door dit op een ef­fi­ci­ën­te ma­nier op het in­tra­net op te slaan en hier­in bij te hou­den, is het al­tijd in­zich­te­lijk en kun­nen me­de­wer­kers tijd be­spa­ren die ze ge­brui­ken voor an­de­re werk­zaam­he­den. In het Ca­pi­ca In­tra­net is het mo­ge­lijk om een do­cu­ment te uplo­a­den en het sys­teem het ver­sie­be­heer bij te la­ten hou­den. Dit is ook te kop­pe­len met bij­voor­beeld Of­fi­ce 365.

Het Na­ti­o­naal In­tra­net­sym­po­si­um 2019.1.jpg

Adop­tie is een ma­ra­thon, geen sprint

Een an­der be­lang­rijk on­der­werp dat vaak te­rug­kwam ge­du­ren­de de dag was de adop­tie van het in­tra­net en daar­mee sa­men­han­gend de vi­sie op het lan­ge ter­mijn suc­ces. Hoe zorg je er­voor dat het in­tra­net ook op lan­ge­re ter­mijn een suc­ces blijft en suc­ces­vol wordt ge­a­dop­teerd door de me­de­wer­kers?

Een goe­de adop­tie is 'key' voor een suc­ces­vol in­tra­net. Dit vergt de no­di­ge aan­dacht en tijd. Hoe veel dit is hangt af van de 'Di­gi­tal dex­te­ri­ty'; het ver­mo­gen van de mens om om te gaan met di­gi­ta­le ver­an­de­ring. El­ke me­de­wer­ker is an­ders en heeft op een an­de­re ma­nier be­ge­lei­ding no­dig bij het adop­te­ren van het in­tra­net. Stel (sa­men met je in­tra­net­le­ve­ran­cier) een adop­tie­plan op en houd hier­bij re­ke­ning met ver­schil­len­de doel­groe­pen. Fo­cus op ge­wenst re­sul­taat en ge­drag. En niet on­be­lang­rijk: "Adop­tie is een ma­ra­thon, geen sprint." al­dus Bram Kos­ter van Evol­ve.

De vier valkui­len van een so­ci­aal in­tra­net

In de laat­ste ses­sie van de dag ver­telt Bram Kos­ter over de vier valkui­len van een so­ci­aal in­tra­net. Na een lan­ge dag met veel in­for­ma­tie, kiest Bram er­voor om zijn ver­haal te ver­tel­len aan de hand van de be­ken­de te­le­vi­sie­se­rie 'Friends'. Dit zorg­de voor fun, in­ter­ac­tie en her­ken­baar­heid, zo­dat de bood­schap goed blijft han­gen.

Een van de valkui­len gaat over doe­len stel­len én me­ten. Het so­ci­aal in­tra­net kan een bij­dra­ge le­ve­ren aan de or­ga­ni­sa­tie­doel­stel­lin­gen, mits de­ze goed wor­den ge­for­mu­leerd en meet­baar wor­den ge­maakt. Vaak zien we dat or­ga­ni­sa­ties al­leen doe­len stel­len op het ni­veau van het in­tra­net, en dat de­ze niet door­vloei­en naar doel­stel­lin­gen voor de ge­he­le or­ga­ni­sa­tie. Ook ge­beurt het vaak dat doel­stel­lin­gen niet meet­baar wor­den ge­maakt, dus dat er niet dui­de­lijk is wan­neer een doel­stel­ling is be­reikt. Bram Kos­ter geeft hier­voor 3 tips: stel haal­ba­re doe­len, for­mu­leer kpi's/tar­gets en zorg dat je meet op het be­ha­len er­van. Me­ten is we­ten!

Ook geeft hij een aan­tal tips over con­tent­stra­te­gie. Ge­bruik een con­tent­stra­te­gie voor con­tent die me­de­wer­kers plaat­sen. Maak con­tent­pij­lers op ba­sis van or­ga­ni­sa­tie­doe­len en stel for­mats op voor ver­schil­len­de doel­groe­pen, ka­na­len en mo­men­ten. En ver­telt nog­maals; zorg dat je de im­pact meet­baar maakt.

Als laatst geeft hij mee dat or­ga­ni­sa­ties er re­ke­ning mee moe­ten hou­den dat er meer plat­for­men zijn dan al­leen het in­tra­net. Het in­tra­net vormt de ba­sis en de plek waar je je dag be­gint. Ech­ter zul­len me­de­wer­kers zich ook op an­de­re plat­for­men be­ge­ven, dit kun je niet te­gen­hou­den. Het voor­beeld van de se­rie 'Friends' dat hier­bij wordt ge­ge­ven is de kroeg 'Cen­tral Perk' waar de per­so­na­ges zich vaak be­ge­ven. De kroeg vormt de ba­sis in de se­rie, maar je ziet bij­voor­beeld ook scé­nes in de woon­ka­mer van Mo­ni­ca of in het huis van Joey en Chand­ler. Sa­men cre­ëert dit een ge­heel. Zorg voor een goe­de kop­pe­ling met ex­ter­ne sys­te­men, zo­dat het in­tra­net de ba­sis blijft en an­de­re plat­for­men zich hier om­heen ver­za­me­len.

Op naar het vol­gen­de eve­ne­ment

Al met al von­den wij het een leu­ke dag waar­bij wij nieu­we in­spi­ra­tie heb­ben op­ge­daan en in­te­res­san­te ge­sprek­ken heb­ben ge­voerd. Wij kij­ken uit naar de vol­gen­de eve­ne­men­ten in het nieu­we jaar. Ben jij er dan ook bij?

Wil je meer le­zen over hoe je jouw in­tra­net van­af de start suc­ces­vol kunt la­ten zijn? Wij de­len on­ze be­vin­din­gen en er­va­rin­gen in het boek 'De weg naar een suc­ces­vol so­ci­aal in­tra­net'. Vraag nu gra­tis het boek bij ons aan!

Het Na­ti­o­naal In­tra­net­sym­po­si­um 2019.2.jpg