Aaaaah, mijn mailbox ontploft

Wat blijkt, de mees­te mails ko­men van col­le­ga's. Vaak zijn ze niet eens aan jou per­soon­lijk ge­richt, maar ben je één van de ve­len die aan de CC van de mail is toe­ge­voegd. Zit ie­der­een op de­ze mail te wach­ten? In veel ge­val­len niet.

In­tra­net als ver­van­ging van in­ter­ne mails

Stuur jij een mail bij ie­der klein din­ge­tje of bun­del jij jouw vra­gen of re­ac­ties? Soms wor­den lu­die­ke ac­ties be­dacht om de hoe­veel­heid in­ter­ne mails te ver­min­de­ren. Bij­voor­beeld door een dag in te stel­len dat er niet ge­maild mag wor­den. Be­wust­wor­ding is be­lang­rijk, maar je kunt het ver­min­de­ren van mail ook fa­ci­li­te­ren door te star­ten met een in­tra­netin­tra­net. Hier stel je de vraag die je nor­maal ge­spro­ken zou mai­len naar ie­mand waar­van je weet dat hij of zij het ant­woord weet. Maar het ant­woord krijg je mis­schien wel van ie­mand an­ders. En het mooie is, ie­der­een kan dat ant­woord le­zen. Vol­gen­de keer hoeft de vraag dus niet meer ge­steld te wor­den. Dat scheelt weer een mail­tje en dus tijd!

Het­zelf­de geldt voor het in­for­me­ren van col­le­ga's via mail. Een in­tra­net biedt ook nu uit­komst. Je plaatst de be­rich­ten op het in­tra­net en ie­der­een kan zelf be­slis­sen wat ze wel en niet le­zen en wan­neer ze dat doen. Bo­ven­dien lees je die be­rich­ten op een la­ter mo­ment mak­ke­lijk te­rug. Nieu­we me­de­wer­kers hoe­ven op de­ze ma­nier ook niets te mis­sen. Zij vin­den al­les op het in­tra­net. 

Ex­ter­ne mails struc­tu­re­ren

Maar wat als mail­tjes be­ant­woor­den jouw werk is, bij­voor­beeld bij een help­desk? Hoe zorg je er dan voor dat je je niet te veel laat lei­den door de stroom mails? Hoe snel re­a­geer je op die mails en wat ver­wacht de klant van je? In de­ze 24 uurs eco­no­mie wor­den mails ook 's avonds en in het week­end ver­stuurd. Re­a­geer je dan ook of doe je dat de vol­gen­de och­tend? In ie­der ge­val kun je de in­ko­men­de mails struc­tu­re­ren met een tic­ket­sys­teemtic­ket­sys­teem. Af­han­de­len van de mails doe je niet al­leen, dat doe je met een heel team. Zorg er wel voor dat je au­to­ma­ti­sche mails met een tic­ket­num­mer ver­mijdt. Zo ver­lies je na­me­lijk de per­soon­lij­ke be­na­de­ring en daar zit je waar­schijn­lijk niet op te wach­ten. Je kunt wel stan­daard mails klaar­zet­ten. Als je daar nog een per­soon­lij­ke tekst aan toe­voegt, zit je al­tijd goed. 

Er is nog heel veel te ver­tel­len over de mo­ge­lijk­he­den van een in­tra­net en een tic­ket­sys­teem en de com­bi­na­tie van bei­de. Wil je meer we­ten? Neem dan con­tact met mij op. Bel maar, dat scheelt weer een mail­tje!