4 tips om je intranet te optimaliseren

Als je van groots aan­pak­ken houdt, kun je de­ze blog be­ter niet le­zen. Of mis­schien juist wel. Om een in­tra­netin­tra­net suc­ces­vol te ma­ken in je or­ga­ni­sa­tie ad­vi­se­ren wij al­tijd om klein te be­gin­nen en dit uit te brei­den naar een groot in­tra­net. Niet met­een van 0 naar 200.

Waar­om?

Het in­tra­net heeft on­ge­loof­lijk veel op­ties en je kunt al­ler­lei kop­pe­lin­genkop­pe­lin­gen be­den­ken om je werk goed uit te voe­ren. Maar als je al­les in 1 keer door­voert, over­spoel je je me­de­wer­kers met in­for­ma­tie en mo­ge­lijk­he­den.

Een jaar ge­le­den de­den we on­der­zoek naar de adop­tie van het in­tra­net bin­nen or­ga­ni­sa­ties. We ana­ly­seer­den de ge­ge­vens van on­ze klan­ten en ont­wik­kel­den een mo­del om het in­tra­net suc­ces­vol­ler te ma­ken. Wat blijkt, een in­tra­net wordt be­ter ge­a­dop­teerd door me­de­wer­kers als zij stap­je voor stap­je mee­ge­no­men wor­den. Dat brengt me bij mijn eer­ste tip.

Tip 1: Brain­storm niet al­leen met je ei­gen af­de­ling

Als com­mu­ni­ca­tie­ad­vi­seur weet je hoe be­lang­rijk het is om je te ver­plaat­sen in je doel­groep. Dat geldt ook bij het op­zet­ten of ver­be­te­ren van een ba­sis in­tra­net. Brain­storm niet al­leen met de com­mu­ni­ca­tie­af­de­ling over het in­tra­net, maar be­trek men­sen van al­le af­de­lin­gen hier­bij.

Plan ge­sprek­ken in met een me­de­wer­ker per af­de­ling of or­ga­ni­seer een ses­sie waar ver­schil­len­de me­de­wer­kers bij el­kaar ko­men. Praat met el­kaar over de wen­sen en be­hoef­ten van het in­tra­net. Denk daar­bij aan vra­gen als:

• Wat is hun be­hoef­te op het ge­bied van di­gi­ta­le com­mu­ni­ca­tie?
• Wat heb­ben zij no­dig om hun da­ge­lijk­se werk uit te voe­ren? En hoe ge­brui­ken ze dat?
• En als al­le in­for­ma­tie al be­schik­baar is op het in­tra­net, wel­ke ex­tra func­ti­o­na­li­teit mis­sen zij om hun werk goed te doen?

Tip 2: Trig­ger me­de­wer­kers om naar het in­tra­net te gaan

Kijk niet al­leen naar de in­for­ma­tie die jij wilt de­len, maar denk ook aan de in­for­ma­tie die zij wil­len ont­van­gen. En dat hoeft lang niet al­tijd werk­ge­re­la­teerd te zijn. Kerst­pak­ket­ten bij­voor­beeld. On­der­schat nooit de waar­de van een kerst­pak­ket. Ca­se Stich­ting Land van Hor­neLand van Hor­ne liet haar me­de­wer­kers kie­zen wat zij in hun pak­ket wil­den ont­van­gen. Re­ken maar dat ie­der­een zich graag in het ge­sprek op in­tra­net wil­de men­gen. 

Tip 3: Blijf op­ti­ma­li­se­ren

Je her­kent het mis­schien wel: een over­load aan mail­tjes die je moet be­kij­ken en be­ant­woor­den. Een las­tig pro­bleem in een or­ga­ni­sa­tie, want de pro­duc­ti­vi­teit van me­de­wer­kers neemt af. Op het in­tra­net kun je mo­du­les toe­voe­gen waar­door com­mu­ni­ce­ren via dit plat­form aan­trek­ke­lij­ker wordt dan via de mail. Bij­voor­beeld door een groep­schat aan te ma­ken.

Maar je kunt dit ook ver­der op­ti­ma­li­se­ren. Wij be­dach­ten voor een be­drijf een tic­ket­sys­teemtic­ket­sys­teem en in­te­greer­den dit in het in­tra­net. Veel men­sen in die or­ga­ni­sa­tie mail­den over pro­ble­men waar zij te­gen­aan lie­pen. In het tic­ket­sys­teem kon­den zij hun vraag neer­zet­ten en kon ie­der­een bin­nen het be­drijf de­ze vraag op­pak­ken. Het komt zo niet lan­ger op het bord­je van 1 per­soon te­recht, je krijgt een te­rug­kop­pe­ling en kunt aan de sta­tus zien of je vraag wordt be­han­deld of niet.

Tip 4: Kijk naar wel­ke kop­pe­lin­gen je kunt ma­ken

Een be­lang­rijk on­der­deel van het on­mis­baar ma­ken van het in­tra­net is het kop­pe­lenkop­pe­len van dit in­tra­net aan be­staan­de sys­te­men. Stel je moet je ver­lof­dag aan­vra­gen of je sa­la­ris­strook be­kij­ken. Hoe doen jul­lie dat nu? Is dat via de e-mail of via een apart HRM-sys­teem? Be­kijk wel­ke sys­te­men wij kop­pe­lenWij kop­pe­len ver­schil­len­de sys­te­men aan het in­tra­net en be­kij­ken ook sa­men met klan­ten of we nieu­we func­ti­o­na­li­tei­ten kun­nen ont­wik­ke­len om het in­tra­net tot de ide­a­le om­ge­ving te ma­ken.

Een in­tra­net is geen sta­tisch pro­duct. Het is al­tijd in be­we­ging. Ik help je graag bij het op­ti­ma­li­se­ren van jul­lie ba­sis in­tra­net.