Een succesvolle digitale werkplek voor jouw medewerkers

Het vier­de evo­lu­tie­sta­di­um van het in­tra­net

De in­for­ma­tie­stroom is nu zo groot, dat ge­brui­kers be­hoef­te heb­ben aan het aan­bren­gen van struc­tuur bin­nen de di­men­sies In­for­ma­tie­voor­zie­ning en Sa­men­wer­king. In dit sta­di­um zorg je er­voor dat de on­der­de­len van de di­men­sie On­der­steu­ning wor­den ge­ïn­te­greerd in het in­tra­net, zo­dat het ken­nis­in­tra­net uit­groeit tot een di­gi­ta­le werk­plek.

Hand­vat voor suc­ces in de di­men­sie In­for­ma­tie­voor­zie­ning

In dit sta­di­um wil je voor­ko­men dat me­de­wer­kers door de gro­te hoe­veel­heid in­for­ma­tie het over­zicht ver­lie­zen en hier­door min­der te­vre­den wor­den over het in­tra­net. Het hand­vat voor suc­ces in dit sta­di­um en de­ze di­men­sie is 'struc­tu­re­ren'. Me­de­wer­kers heb­ben nu be­hoef­te om zelf te be­pa­len wel­ke in­for­ma­tie zij te zien krij­gen. Dit doen zij door in­for­ma­tie te struc­tu­re­ren met be­hulp van fil­ters. Per on­der­deel ge­ven we een aan­tal sug­ges­ties voor mo­ge­lij­ke fil­ters.

• Fil­ters die ge­bruikt kun­nen wor­den om nieuws te struc­tu­re­ren, zijn ca­te­go­rie­ën en de af­de­lin­gen of lo­ca­ties bin­nen een or­ga­ni­sa­tie.
• In het der­de evo­lu­tie­sta­di­um heb­ben me­de­wer­kers hun pro­fiel com­pleet ge­maakt in het adres­boek. Hier­door kun je nu per­so­nen vin­den door fil­ters te ge­brui­ken zo­als af­de­lin­gen, func­tie­groep, func­ties, mijn af­de­ling of mijn con­tac­ten.
• Bin­nen de agen­da kun­nen de vol­gen­de fil­ters wor­den ge­bruikt om de in­for­ma­tie in de agen­da te struc­tu­re­ren: ver­plicht bij te wo­nen, al­leen af­spra­ken waar­voor ik ben uit­ge­no­digd, in­te­res­se­ge­bie­den.
• Bin­nen het on­der­deel com­mu­ni­ca­tie-ui­tin­gen zijn meer­de­re func­ti­o­na­li­tei­ten te vin­den. Door com­mu­ni­ca­tie-ui­tin­gen in groe­pen te ver­de­len, heb­ben me­de­wer­kers een dui­de­lijk over­zicht. Je kunt ze bij­voor­beeld in­de­len op items die ge­down­load kun­nen wor­den (zo­als lo­go's), items die ge­re­ser­veerd kun­nen wor­den (zo­als ba­nie­ren) of items die be­steld kun­nen wor­den (zo­als vi­si­te­kaart­jes).

Hand­vat voor suc­ces in de di­men­sie Sa­men­wer­king

Om te voor­ko­men dat het in­tra­net on­o­ver­zich­te­lijk wordt, geef je me­de­wer­kers de mo­ge­lijk­heid om zelf te be­pa­len wel­ke vorm van sa­men­wer­ken zij kie­zen en over wel­ke on­der­wer­pen zij ken­nis met el­kaar de­len. Het hand­vat voor suc­ces is hier­bij 'Struc­tu­re­ren'. Je voor­ziet in de­ze be­hoef­te door hen struc­tuur aan te la­ten bren­gen in de vorm van fil­ters.

• Een fil­ter dat op een blog kan wor­den toe­ge­past is 'ca­te­go­rie­ën'. Laat me­de­wer­kers zich ook abon­ne­ren op be­paal­de blog­gers die zij in­te­res­sant vin­den. Of bied een lijst met top blog­gers aan waar­op zij zich kun­nen abon­ne­ren.
• Bin­nen het on­der­deel com­mu­ni­ty breng je de fil­ters 'in­te­res­se' en 'vak­ge­bie­d' aan.
• Bin­nen Do­cu­men­ten kan de 'tra­di­ti­o­ne­le' map­pen­struc­tuur los­ge­la­ten wor­den. Laat ie­der­een zijn ei­gen ge­wens­te struc­tuur in­de­len, die al­leen voor het ei­gen ac­count geldt. Een me­de­wer­ker be­paalt zelf of hij do­cu­men­ten struc­tu­reert op bij­voor­beeld klant­naam, soort, da­tum of do­cu­ment­naam.
• Om ge­bruik te kun­nen ma­ken van de suc­ces­sen of leer­pun­ten van voor­gaan­de pro­jec­ten laat je me­de­wer­kers de pro­ject­groe­pen fil­te­ren op (suc­ces­vol) af­ge­ron­de pro­jec­ten, op ge­haal­de dead­lines of op bud­get.

Hand­vat voor suc­ces in de di­men­sie On­der­steu­ning

Me­de­wer­kers ver­wach­ten in dit sta­di­um dat het in­tra­net fun­geert als een di­gi­ta­le werk­plek, zo­dat ze geen an­de­re ap­pli­ca­ties meer no­dig heb­ben om hun werk te doen. Om aan de­ze ver­wach­tin­gen te vol­doen wor­den de be­drijfs- en werk­pro­ces on­der­steu­nen­de on­der­de­len ge­ïn­te­greerd in het in­tra­net. Het hand­vat voor suc­ces is dan ook 'in­te­gre­ren (in het in­tra­net)'.

• Het de­cla­ra­tie­pro­ces ver­loopt nu via het in­tra­net, waar­bij de­cla­ra­ties via ge­au­to­ma­ti­seer­de stap­pen wor­den af­ge­han­deld. Werk je met een (ex­tern) sys­teem voor de af­han­de­ling van de­cla­ra­ties? Zorg dan voor een in­te­gra­tie van dit sys­teem in het in­tra­net. Tip: kop­pel het sa­la­ris­sys­teem aan het on­der­deel de­cla­ra­ties, zo­dat de de­cla­ra­ties di­rect ver­werkt kun­nen wor­den.
• Het CRM-sys­teem in­te­greer je in het in­tra­net, waar­door me­de­wer­kers de re­la­tie­ge­ge­vens zo­wel kun­nen raad­ple­gen als wij­zi­gen via het in­tra­net. Tip: let op dat ge­brui­kers bin­nen het in­tra­net de­zelf­de rech­ten krij­gen als ge­brui­ke­lijk was voor het CRM-pak­ket.
• De be­oor­de­lings­cy­clus ver­loopt in dit laat­ste evo­lu­tie­sta­di­um vol­le­dig via het in­tra­net. Via ge­au­to­ma­ti­seer­de stap­pen wor­den me­de­wer­kers en hun lei­ding­ge­ven­den door de cy­clus ge­loodst. Ook goed­keu­rin­gen bin­nen de be­oor­de­lings­cy­clus ver­lo­pen via het in­tra­net. Tip: Je kunt bij­voor­beeld ook een in­ter­ne op­lei­dings­ca­ta­lo­gus kop­pe­len aan de be­oor­de­lings­cy­clus.

Het in­tra­net is suc­ces­vol ge­ë­vo­lu­eerd naar het vier­de evo­lu­tie­sta­di­um als het in­tra­net on­mis­baar is voor me­de­wer­kers én als het in­tra­net vol­doet aan de be­hoef­ten en ver­wach­tin­gen van de me­de­wer­kers. Het in­tra­net is dan uit­ge­groeid tot dé di­gi­ta­le werk­plek. Maar hoe zorg je er­voor dat het in­tra­net ook suc­ces­vol blijft? Dit zal ik toe­lich­ten in mijn vol­gen­de blog over het In­tra­net Evo­lu­tie­mo­del.

Wil je al­les nog eens na­le­zen over het In­tra­net Evo­lu­tie­mo­del? Vraag gra­tis ons boek 'De weg naar een suc­ces­vol so­ci­aal in­tra­net' aan!