Werk samen met je collega's aan projecten

Projectgroepen

Samenwerken

Sa­men­wer­ken bin­nen het in­tra­netin­tra­net doe je on­der an­de­re bin­nen de appapp Pro­ject­groe­pen. Al­le re­le­van­te in­for­ma­tie over een pro­ject en bij­be­ho­ren­de ta­ken wor­den ge­bun­deld bin­nen de­ze app. En­ke­le ei­gen­schap­pen van de app zijn:

  • Ta­ken kop­pe­lenkop­pe­len aan team­le­den (met of zon­der dead­line)
  • Per taak vra­gen stel­len aan team­le­den en be­ant­woor­den (recht­streeks, of via het fo­rum)
  • Mi­cro­blog­gen, voor het com­mu­ni­ce­ren van bij­voor­beeld de sta­tus van het pro­ject
  • Kop­pe­len van re­le­van­te nieuws­be­rich­ten en links
  • Sa­men­wer­ken aan do­cu­men­ten (met ver­sie­be­heer)

Groot voor­deel van de­ze ma­nier van wer­ken is dat in­for­ma­tie al­tijd en over­al be­schik­baar is voor le­den van de pro­ject­groep. Je bent niet af­han­ke­lijk van in­for­ma­tie die ‘er­gens op de ser­ver’ is op­ge­sla­gen en je voor­komt dat er (ver­schil­len­de ver­sies van) do­cu­men­ten wor­den ge­maild. Ook een kop­pe­ling met Of­fi­ce365 be­hoort tot de mo­ge­lijk­he­den.

De­ze ma­nier van wer­ken is bo­ven­dien veel over­zich­te­lij­ker. Je ziet niet al­leen de sta­tus van je ei­gen ta­ken, maar ook die van de ove­ri­ge pro­ject­le­den. Dit voor­komt een hoop on­no­di­ge vra­gen. Het is voor ie­der­een dui­de­lijk wat er van el­kaar ver­wacht wordt en wan­neer.

Soor­ten groe­pen

Bij het aan­ma­ken van een groep kun je kie­zen uit de vol­gen­de mo­ge­lijk­he­den:

  • Open groep: ie­der­een kan lid wor­den van de groep en de groep is voor ie­der­een zicht­baar
  • Be­slo­ten groep: de groep is voor ie­der­een zicht­baar, maar om lid te wor­den heb je toe­stem­ming no­dig van de pro­jectei­ge­naar
  • Ver­trou­we­lij­ke groep: de groep is al­leen zicht­baar voor ge­brui­kers die een uit­no­di­ging heb­ben ont­van­gen

Ex­ter­ne deel­ne­mers

Zijn er ook ex­ter­ne deel­ne­mers in de pro­ject­groep? Door mid­del van rech­ten kun­nen ook zij deel­ne­men aan het pro­ject. Zij heb­ben dan al­leen toe­gang tot de in­for­ma­tie bin­nen de pro­ject­groep waar­voor zij zijn uit­ge­no­digd. De rest van het in­tra­net is niet zicht­baar voor de­ze groep ex­ter­ne ge­brui­kers.

Check op ac­tu­a­li­teit

Is een pro­ject af­ge­rond? Dan kan de be­heer­der van de pro­ject­groep de­ze naar het ar­chief ver­plaat­sen. De in­for­ma­tie blijft be­schik­baar, maar het pro­ject is dan niet meer zicht­baar in de lijst met ac­tu­e­le pro­jec­ten.

Is er lan­ger dan een half jaar geen ac­ti­vi­teit ge­weest bin­nen de pro­ject­groep, dan ont­vangt de be­heer­der een no­ti­fi­ca­tie met het ver­zoek de­ze te con­tro­le­ren. Is een pro­ject­groep niet meer ac­tu­eel? Dan kan de be­heer­der de­ze als­nog naar het ar­chief ver­plaat­sen. Zo zorg je er­voor dat er al­leen re­le­van­te pro­ject­groe­pen in de app zicht­baar zijn.

Al­tijd de ac­tu­e­le sta­tus in je start­scherm

Ca­pi­ca In­tra­net is op­ge­bouwd uit appsapps en wid­gets. De­ze wid­gets wor­den door de ge­brui­ker op het per­soon­lij­ke start­scherm ge­plaatst. Ook van de app Pro­ject­groe­pen is een wid­get be­schik­baar. In de wid­get zie je di­rect de sta­tus van je lo­pen­de pro­jec­ten. Wel zo han­dig!

Be­nieuwd naar de ove­ri­ge apps?

Be­nieuwd naar een to­taal­over­zicht van al­le ap­pli­ca­ties? Klik dan Appshier. Niet ge­von­den wat je zocht? Geef het ons als uit­da­ging mee.

sa­men­wer­ken.jpg