Stap voor stap kom je tot een sociaal adresboek op het intranet

(ver­volg op co­lumn 27 ok­to­ber)

Vo­ri­ge week heb ik jul­lie in de­ze ru­briek een stap­pen­plan be­loofd om tot een so­ci­aal adres­boek te ko­men op het in­tra­net. Ik heb voor een stap­pen­plan ge­ko­zen, om­dat het niet ver­stan­dig is om di­rect met een so­ci­aal adres­boek te be­gin­nen als je nog he­le­maal geen di­gi­ta­le te­le­foon­lijst hebt. Daar kom je stap voor stap. Ik ver­ge­lijk het maar met mijn doch­ter die leer­de lo­pen. Zij be­gon ook niet ge­lijk met ren­nen, maar zet­te haar eer­ste stap­jes voor­zich­tig met haar hand­jes aan mij vast­ge­klampt. Met ple­zier neem ik jou aan de hand mee om tot een so­ci­aal adres­boek te ko­men.

Stap 1: de di­gi­ta­le te­le­foon- en e-mail­lijst

In­ter­ne te­le­foon­num­mers op een prin­tje aan je beeld­scherm? Dat kan echt niet meer. Het lijst­je is na­me­lijk al ver­ou­derd zo­dra het is ge­print. Start eerst eens met di­gi­ta­li­se­ren. 'Wat je daar­voor no­dig hebt?' Per me­de­wer­ker de voor- en ach­ter­naam, het in­ter­ne te­le­foon­num­mer en het e-mail­adres. En ui­ter­aard een di­gi­taal plat­form waar je de­ze in­for­ma­tie op kwijt kunt en waar al­le me­de­wer­kers bij kun­nen.

Stap 2: het smoe­len­boek

Een di­gi­ta­le te­le­foon- en e-mail­lijst is een goed be­gin. Je hebt nu de na­men, te­le­foon­num­mers en email­adres­sen op één plek ver­za­meld. Maar weet je ook wie je col­le­ga's zijn? Dat ga je ver­der in kaart bren­gen met een smoe­len­boek. Ie­de­re col­le­ga krijgt een ge­zicht door een pro­fielfo­to toe te voe­gen. Daar­naast voeg je in­for­ma­tie over de me­de­wer­ker toe, die werk ge­re­la­teerd is. Denk aan func­tie, af­de­ling, re­gio en/of ves­ti­ging.

Stap 3: het adres­boek

Nu is de me­de­wer­ker zelf aan zet door het mo­ge­lijk te ma­ken om het ei­gen pro­fiel aan te vul­len. Dit pro­fiel is veel uit­ge­brei­der dan in het smoe­len­boek. Naast func­tie ge­re­la­teer­de in­for­ma­tie kan nu ook per­soon­lij­ke in­for­ma­tie wor­den toe­ge­voegd. Vaak wordt het toe­voe­gen van ver­jaar­da­gen en werk­ju­bi­lea erg ge­waar­deerd. Maar ook het aan­ge­ven van werk­da­gen, een om­schrij­ving van je­zelf of links naar so­ci­al me­dia ac­counts zijn goe­de aan­vul­lin­gen. De me­de­wer­ker be­paalt zelf wat hij of zij over zich­zelf wil de­len.

Stap 4: een so­ci­aal adres­boek

In de vo­ri­ge stap zijn er al veel so­ci­a­le ele­men­ten toe­ge­voegd aan het adres­boek. Maar wat een adres­boek echt so­ci­aal maakt, is het zicht­baar ma­ken van de aan­we­zi­ge ken­nis bin­nen een or­ga­ni­sa­tie en het de­len van de­ze ken­nis. In de laat­ste stap maak je het adres­boek ge­schikt voor het de­len van ken­nis. Me­de­wer­kers kun­nen in het pro­fiel aan­ge­ven wel­ke ex­per­ti­ses hij of zij heeft. Dat hoeft niet di­rect ge­re­la­teerd te zijn aan de func­tie. Denk bij­voor­beeld aan ta­len, die ie­mand spreekt. Heel han­dig als een col­le­ga op zoek is naar ie­mand, die even de Spaan­se e-mail kan ver­ta­len, die net bin­nen is ge­ko­men. Dit is na­tuur­lijk niet het eni­ge, dat an­ders is aan een so­ci­aal adres­boek. Je vindt er ook het werk­ver­le­den van je col­le­ga's, zijn of haar op­lei­ding(en), di­plo­ma's, hob­by­'s en pro­jec­ten waar­aan ge­werkt is. Door de ex­per­ti­se van je col­le­ga te on­der­schrij­ven help je an­de­re col­le­ga's weer om de ex­pert op dat ge­bied bin­nen de or­ga­ni­sa­tie te vin­den. Het ul­tie­me doel? Vind col­le­ga's met de ken­nis waar je naar op zoek bent, pro­fi­teer van de­ze ken­nis en pas de­ze uit­ein­de­lijk zelf ook weer toe.

Suc­ces­ver­haal

Ik be­sef me dat dit een heel func­ti­o­neel stap­pen­plan is en dat er nog niet in staat hoehoe je van de ene naar de an­de­re stap komt. Er zijn ge­noeg ver­ha­len over or­ga­ni­sa­ties, die de­ze stap­pen suc­ces­vol heb­ben door­lo­pen. Ter in­spi­ra­tie geef ik je in één van mijn vol­gen­de co­lumns een kijk­je in de keu­ken van een or­ga­ni­sa­tie, die dit pri­ma voor el­kaar heeft ge­kre­gen.