Even buiten de deur voor afspraken en bij terugkomst gelijk weer achter de computer kruipen: 55 ongelezen mails! Herken je dat? Je bent niet de enige. Bij veel organisaties heerst er een 'mailoverschot'.
Wat blijkt, de meeste mails komen van collega's. Vaak zijn ze niet eens aan jou persoonlijk gericht, maar ben je één van de velen die aan de CC van de mail is toegevoegd. Zit iedereen op deze mail te wachten? In veel gevallen niet.
Intranet als vervanging van interne mails
Stuur jij een mail bij ieder klein dingetje of bundel jij jouw vragen of reacties? Soms worden ludieke acties bedacht om de hoeveelheid interne mails te verminderen. Bijvoorbeeld door een dag in te stellen dat er niet gemaild mag worden. Bewustwording is belangrijk, maar je kunt het verminderen van mail ook faciliteren door te starten met een intranetintranet. Hier stel je de vraag die je normaal gesproken zou mailen naar iemand waarvan je weet dat hij of zij het antwoord weet. Maar het antwoord krijg je misschien wel van iemand anders. En het mooie is, iedereen kan dat antwoord lezen. Volgende keer hoeft de vraag dus niet meer gesteld te worden. Dat scheelt weer een mailtje en dus tijd!
Hetzelfde geldt voor het informeren van collega's via mail. Een intranet biedt ook nu uitkomst. Je plaatst de berichten op het intranet en iedereen kan zelf beslissen wat ze wel en niet lezen en wanneer ze dat doen. Bovendien lees je die berichten op een later moment makkelijk terug. Nieuwe medewerkers hoeven op deze manier ook niets te missen. Zij vinden alles op het intranet.
Externe mails structureren
Maar wat als mailtjes beantwoorden jouw werk is, bijvoorbeeld bij een helpdesk? Hoe zorg je er dan voor dat je je niet te veel laat leiden door de stroom mails? Hoe snel reageer je op die mails en wat verwacht de klant van je? In deze 24 uurs economie worden mails ook 's avonds en in het weekend verstuurd. Reageer je dan ook of doe je dat de volgende ochtend? In ieder geval kun je de inkomende mails structureren met een ticketsysteemticketsysteem. Afhandelen van de mails doe je niet alleen, dat doe je met een heel team. Zorg er wel voor dat je automatische mails met een ticketnummer vermijdt. Zo verlies je namelijk de persoonlijke benadering en daar zit je waarschijnlijk niet op te wachten. Je kunt wel standaard mails klaarzetten. Als je daar nog een persoonlijke tekst aan toevoegt, zit je altijd goed.
Er is nog heel veel te vertellen over de mogelijkheden van een intranet en een ticketsysteem en de combinatie van beide. Wil je meer weten? Neem dan contact met mij op. Bel maar, dat scheelt weer een mailtje!